Flere smådyrklinikker har høstet god erfaring med et spesialutviklet journalprogram fra Vetserve. Det er allsidig, men samtidig skreddersydd for drift og kvalitetssikring i denne bransjen, både for klinikk og butikk.
Tekst: Svein Per Hardeberg | Foto: Kristine Grav Hardeberg
Om du er ny i bransjen, eller er i en etablert smådyrklinikk med flere ansatte, stiller du sikkert spørsmål om hva som er viktigst for den tekniske drift i din bedrift. Er det å ha orden og oversikt over butikken, lageret, operasjonsrommene, kundemottaket, journalene, rutinene eller dokumentasjonen?
Om du er ny i bransjen, eller er i en etablert smådyrklinikk med flere ansatte, stiller du sikkert spørsmål om hva som er viktigst for den tekniske drift i din bedrift. Er det å ha orden og oversikt over butikken, lageret, operasjonsrommene, kundemottaket, journalene, rutinene eller dokumentasjonen?
Spennende arbeidsdag
Prøv å stille spørsmålet til daglig leder i Sandnes Smådyrklinikk. Han kan ikke svare. Rune Christiansen, som han heter, snur heller på flisa. Han legger først til grunn at den dyktige staben hans ikke var en del av spørsmålet. Den må uansett være på plass.
– Jeg vil merkelig nok mene at rangering av disse tingene er ikke nødvendig, for alle oppgavene er like viktige. Men ett svakt ledd vil bremse vår virksomhet, og det trenger vi ikke noe av, sier Christiansen, som ikke er veterinær selv. Han eier dyreklinikken sammen med Per Erik Mork.
– Hvis jeg prøver å sette meg inn i hodet til en veterinær, så vil jeg se at ting som varelager, internkontroll og andre rutiner blir litt kjedelig og utenfor deres fagfelt. Men når de tar i bruk disse redskapene som finnes i Vetserve, vil det gjøre arbeidsdagen mer effektiv og spennende.
Levende datasystem
Sandnes Smådyrklinikk har vokst seg rimelig stor. De har nå 14 ansatte. I 2007 gikk de rett fra papirbasert administrasjon til journalprogrammet fra Vetserve. Det er spesialutviklet for å gi samkjørte administrative løsninger for smådyrklinikker, det vil si alt fra tidkrevende pliktrutiner til utfordrende kirurgi. Da kan personalet konsentrere seg om å betjene hunder og katter, og deres stolte eiere, i stedet for å grave seg ned i gule lapper, rot på lageret og permer med tung dokumentasjon.
– Det handler om å ha et levende og brukervennlig system, med god oversikt over faglige utfordringer, økonomi og daglig drift, sier Christiansen.
Ikke bare journal
Vetserves software dekker lagerstyring, butikk, faktura, bankterminal, intern mail, internkontroll, avvik, ukeplaner, timebok, kunderegister, journaler, regnskap, dokumentasjon og vedlikehold.
– Tunge systemer kan drepe deg før du er i gang, for det ser så voldsomt ut. Men vi tok dette i bruk fra en kant, og brukte litt tid på å sette oss inn i hvordan ting fungerte. Når vi bare hadde lært oss det meste, satte vi faktisk pris på å få alt samlet i én brukervennlig løsning.
Klinikken har kjøpt noen få ferdige oppsatte datamaskiner, og resten er tynne klienter. Vetserve har serveren, og oppdateringer og backup tar de seg av.
«Et skreddersydd journalprogram som dette ble avgjørende for vår gode utvikling.»
Rune Christiansen
Tidsbruken er avgjørende
Varelageret er nå passe stort, maskineriet er vedlikeholdt, kartoteket er oppdatert og dokumentasjonen blir gjort.
– Det blir gildere å arbeide når ting går glatt. Poenget er jo at alt dette tar mindre tid enn før, og det blir gjort på en bedre måte. Vetserve-programmet er et utmerket redskap for en rasjonell kvalitetssikring, som gir en opplagt tidsgevinst. Vi har faktisk erfart at vi har fått mer tid til butikk og klinikk, slik det heter i slagordet til Vetserve. Og da trenger du ikke noe dataprogram for å regne ut at vi også har spart penger.
Kundenes forventning
Mulighet for røntgen, ultralyd, tannbehandling og operasjon er et minimum for såpass store klinikker. Og kundene forventer alltid mer, som raskere diagnose, bedre behandling, og tilgjengelig dokumentasjon.
– Vi har nå et godt redskap for de fleste arbeidsoppgaver, og vi ser at kvaliteten økes i alle ledd, sier Christiansen.
Han er sikker på at kundene også merker at ting er på stell når de kommer inn på klinikken i Welhavens vei.
– Vi mailer ut 6.000 julehilsener, så vi har jo en del dyreeiere å forholde oss til.
God lagerstyring
En halvtom butikk med flotte hyllestativer gir dårlig inntrykk.
– Hvis en hund må ha pleiemidler, eller blir satt på behandlingsfôr, er det viktig å ikke være tom neste gang eieren kommer til butikken. Men lageret vårt ruller og går av seg selv. Vi har automatisk oversikt, der maks og minimum er tilpasset hyllene, holdbarheten og salget. Systemet foreslår bestilling, og da er det bare et tastetrykk mellom oss og leverandøren.
Minner om vedlikehold
Det er lett å huske de daglige rutinene for vedlikehold og tilsyn på medisinsk utstyr, men hvis en liten kjølevifte skal støvsuges én gang i året glemmer man fort den.
– Men systemet fanger opp slike ting. De vil fremkomme i ukeplanen, der man krysser av når ting er gjort. Forebyggende vedlikehold av dyre maskiner og utstyr blir mer levende og synliggjort, og det forlenger levetiden.
Internkontroll var stress
Han sier internkontroll og avvikssystemer kunne føles som et ork og et stress.
– Det er noe som alle hater. Men internkontrollen er blitt enkel og levende, i stedet for noe som støvet vekk i tunge permer. Så vi har blitt en stadig bedre bedrift både faglig, driftsmessig og økonomisk etter at vi tok i bruk Vetserve. Vi har økt inntjeningen både for butikken og klinikken som følge av den praktiske kontrollen og oversikten som vi fikk.
For alle klinikker
Han konkluderer med at programmet til Vetserve passer for smådyrklinikker i alle størrelser.
– Et skreddersydd journalprogram som dette ble avgjørende for vår gode utvikling. Man kan velge hvor avansert man vil ha programmet, så dette er nyttig for hvem som helst i vår bransje.
Klinikken har endatil foreslått forbedringer.
– Det er lett å ha en dialog med dem om funksjonaliteten i systemet. Så vi er enige om at vi gjorde et godt valg da vi baserte oss på styringsløsningene til Vetserve, sier daglig leder Rune Christiansen i Sandnes Smådyrklinikk.
Sandnes Smådyrklinikk:
Etablert i 1987, på Brueland. Siden har klinikken flyttet på seg tre ganger, og vokst til dagens nivå med 14 ansatte og 8.000 kunder i registeret. De er seks dyrepleiere/assistenter, seks veterinærer, en kiropraktor og daglig leder. Per Erik Mork og daglig leder Rune Christiansen eier Sandnes Smådyrklinikk AS sammen.