Etter et halvt år som brukere av Vetserve, høres veterinær Mai-Gret Jacobsen ved Son og Moss Dyreklinikker litt frelst ut når hun snakker om hvordan løsningen frigjør tid og forenkler arbeidet.
Tekst: Mari Helland Frøysnes
Moss og Son Dyreklinikker ble kunder hos Vetserve på forsommeren 2015. Mai-Gret Jacobsen er daglig leder ved Son Dyreklinikk og medeier ved Moss Dyreklinikk. Hun jobber som veterinær begge steder, og forteller at de gruet seg litt til overgangen.
– Det alltid er smertefullt å skulle bytte dataprogram, men det har gått greit og raskt å sette oss inn i systemet. De ansatte er fornøyde. Til og med de som har litt vegring for datasystemer og som var skeptiske i forkant, ser at det var en fordel å bytte til Vetserve.
God oppfølging
Jacobsen tror noe av det som gjør at alt har gått så bra, er oppfølgingen fra leverandøren.
– Vetserve ga bra oppfølging og opplæring i forkant, og tett oppfølging fra dag en. Alt måtte jo fungere fra første dag, og det gjorde det.
Hun beskriver overgangen som en investering i form av penger, innsats og tid, men er sikker på at de valgte riktig.
– Vi har allerede erfart at vi har fått mer tid til klinikk og mindre tid til datatrøbbel. Det har vært lite trøbbel etter at vi begynte med Vetserve. Og hvis det er noe, så er de på support tilgjengelige, hyggelige og vi får hjelp til å løse problemet.
Sparer mye arbeid
Hverdagen på klinikkene har blitt enklere med den nye løsningen.
– Programmet ivaretar veldig mye. Vi har fått en ny hverdag med mye mindre manuelt arbeid. For eksempel ligger alle skjema vi trenger i skjemabanken, slik at vi ikke trenger å søke dem opp, laste ned, skrive ut og ha i permer på klinikken. Det er veldig arbeidsbesparende å slippe å ha oversikt over alle skjema, og vi ser nå at vi hadde overraskende mye papir tidligere. I tillegg er det en stor fordel med å ha det digitalt at vi enkelt kan få det arkivert på journalen, forteller Jacobsen engasjert.
Enkelt med epost
Det har blitt mindre papir og manuelt arbeid også i kommunikasjon med kundene. Klinikkene bruker mye epost og sms-varslinger.
– Det er fantastisk enkelt å sende epost til eier, for eksempel hvis de trenger kvitteringer i forbindelse med forsikringsoppgjør. Vi kan også henvise på epost, send rett del av journalen til rett klinikk og sikre at vi får tilbake en epikrise som automatisk legges ved dyrets journal. Det glir veldig lett og fungerer fint. Epost-funksjonen i Vetserve er suveren. Vi sparer mye tid, og i tillegg sparer vi miljøet for mye papir, sier veterinæren med stor entusiasme.
Hun har også positive erfaringer med innkalling og automatiske påminnelser på sms.
– Det er effektivt og kjapt å sende ut. Vi har ikke så mye datagrunnlag enda, men opplever at det gir bedre oppmøte.
Gir full kontroll
De administrative oppgavene som daglig leder ved Son Dyreklinikk har blitt enklere og raskere med Vetserve som verktøy, forteller Jacobsen.
– Før gjorde jeg mye manuelt arbeid med punching i Excel for å ha oversikt og kontroll. Nå kan jeg hente ut en månedsrapport med alle tall jeg trenger. Det er superbesparende. Klargjøring av månedspermen til regnskapsfører tok tidligere trekvart dag, nå bruker jeg en time.
Innbetalinger fra kunder og forsikringsoppgjør har blitt enklere å ha kontroll på.
– Det funker, og kjennes trygt å vite at vi har kontroll på alle innbetalinger, sier Jacobsen.
Motiverende
Hun setter pris på de mange mulighetene til å se endringer og resultater på klinikken.
– Det blir morsommere å drive når det er så enkelt å måle innsatsen sin. Det er motiverende å kunne se endringer og resultater, heller en å vente til årsslutt og se at «det gikk bra i år også», forklarer hun og stopper opp litt.
– Nå hører jeg kanskje litt frelst ut? Det er jo ikke slik at Vetserve ikke har noen svake punkter, men det er færre enn vi er vant med. Og når man spør, blir det gjort noe med det. Vi er fornøyde, konstaterer Jacobsen.
Selv om Mai-Gret Jacobsen og de andre på Son og Moss Dyreklinikker har tatt i bruk mye viktig funksjonalitet i Vetserve, er det fortsatt nye muligheter.
– Det er mange funksjoner vi kan og skal ta i bruk, blant annet på lagerstyring og økonomi. Vi logrer hver gang vi finner en ny funksjon. Men vi har valgt å ikke gape over alt på en gang, og gleder oss til å ta mer i bruk etter hvert.
Son og Moss Dyreklinikker
Moss Dyreklinikk ble startet i 2001. I mai 2009 tok Mai-Gret Jacobsen og Trine Lise Grønvold over på eiersiden. Klinikken ble da utvidet og investerte i nytt moderne diagnostisk utstyr. De er seks assistenter/dyrepleier og fem veterinærer som sikrer et godt faglig tilbud og butikkdrift.
Son Dyreklinikk åpnet dørene våren 2011. Det er en selvstendig enhet, men har felles kundedatabase med Moss Dyreklinikk. En dyrepleier, to veterinærer og to ekstrahjelper sørger for et godt tilbud i en topp moderne klinikk og butikk.